Caso de estudio anonimizado: optimización del mix de licencias con CHAOS
Una empresa de la UE con 3.500 empleados y varias sedes tenía una alta cobertura de Microsoft 365 E3, muchas plazas de Project y Visio y poca gobernanza. CHAOS analizó el uso y los roles, simuló alternativas y automatizó las asignaciones, incluida la capa Why.
Contexto
Demasiadas licencias de gama alta, listas manuales y excepciones. El cambio a CSP/NCE aumentó la presión por transparencia.
Objetivo: mantener el cumplimiento, asegurar los niveles de servicio y reducir el coste total de las licencias Microsoft online.
En detalle: Microsoft 365 E3 se había convertido en el valor predeterminado para casi todos, incluido el personal de campo, las plantas de producción y los usuarios exclusivos de buzones de correo. Los complementos de Project y Visio estaban muy extendidos, aunque sólo unos pocos departamentos los utilizaban realmente. Finanzas y IT tenían cada uno su propia “verdad” en la hoja de cálculo; no había ningún rastro compartido y listo para auditoría.
Enfoque con CHAOS
Análisis → reglas → simulación → automatización → informes de auditoría. Cada fase se coordinó con las partes interesadas de TI, finanzas y cumplimiento.
Resultado
El mix de licencias se alineó con las necesidades y roles reales. Se redujo el sobre-licenciamiento; los grupos críticos siguieron protegidos.
El cambio se produjo en oleadas (piloto → departamentos → resto del inquilino). Cada movimiento se documentó con la capa Por qué: fuente de datos, versión de la regla, alternativas excluidas, de modo que los comités de privacidad y de empresa pudieran seguir la lógica sin tener que lidiar con la jerga de las licencias.
Recuento de licencias antes / después (extracto)
| SKU | Antes | Después |
|---|---|---|
| Microsoft 365 E3 | 2300 | 1380 |
| Project Plan 3 | 213 | 99 |
| Visio Plan 2 | 148 | 51 |
Reasignación de 920 cuentas (antes Microsoft 365 E3)
La diferencia de 920 cuentas se distribuyó en SKU más rentables según el modelo de roles, sin comprometer funciones críticas de productividad.
Microsoft 365 F3 — 280
Frontline y dispositivos compartidos: Teams, correo limitado; no se requiere instalación completa de Office en escritorio.
Office 365 E1 — 350
Trabajador del conocimiento con Office web y Teams; no es necesario el paquete Office local.
Exchange Online (Plan 1) — 100
Usuarios de solo buzón, sin requisito de Teams/SharePoint en el perfil definido.
SharePoint Online (Plan 1) — 90
Portales profesionales sin carga de trabajo Microsoft 365 completa.
Microsoft Teams Essentials — 100
Equipos de proyecto externos centrados en Teams, menor profundidad de Microsoft 365.
Supuestos
- Región: UE. Moneda: EUR.
- Facturación: precios de lista como precio mensual por usuario, extrapolado a coste anual (×12).
- Referencia de precios: páginas públicas de producto de Microsoft (los precios de lista pueden variar según región, canal y contrato). Los valores individuales inciertos están marcados como ASSUMPTION.
- Sin garantía para su organización: el ejemplo sirve para la trazabilidad de esta ilustración.
Modelo de costes (ASSUMPTION EUR/usuario/mes)
| SKU | EUR/usuario/mes | Nota |
|---|---|---|
| Microsoft 365 E3 | 36 | ASSUMPTION: Listprice |
| Project Plan 3 | 26 | ASSUMPTION: Listprice |
| Visio Plan 2 | 14 | ASSUMPTION: Listprice |
| Microsoft 365 F3 | 7,50 | ASSUMPTION: Listprice |
| Office 365 E1 | 8,70 | ASSUMPTION: Listprice |
| Exchange Online (Plan 1) | 4,20 | ASSUMPTION: Listprice |
| SharePoint Online (Plan 1) | 5 | ASSUMPTION: Listprice |
| Microsoft Teams Essentials | 3,80 | ASSUMPTION: Listprice |
Total antes
€ 1,084,920
Total después
€ 712,356
Ahorro / año
€ 372,564
Ahorro %
34.34%
Costes totales antes frente a después (EUR/año)
Mix de licencias después (participación por licencia)
Microsoft 365 E3
€ 1,380 · 56.3%
Project Plan 3
€ 99 · 4.0%
Visio Plan 2
€ 51 · 2.1%
Microsoft 365 F3
€ 280 · 11.4%
Office 365 E1
€ 350 · 14.3%
Exchange Online (Plan 1)
€ 100 · 4.1%
SharePoint Online (Plan 1)
€ 90 · 3.7%
Microsoft Teams Essentials
€ 100 · 4.1%
Otros ejemplos de casos en cifras
Dos análisis adicionales en el mismo formato que el anterior: costo anual, ahorros y combinación de licencias después del cambio, mostrados de forma anónima.
Cadena minorista, ~1120 cuentas de Microsoft relacionadas con el sitio
Almacén, sede social y logística en un solo inquilino: elevada proporción de E3/E5 con un uso desigual. Después de la ubicación y el perfil de roles, los paquetes completos se centraron en los sitios principales; Las operaciones de turno recibieron paquetes básicos y de primera línea.
Total antes (año)
€ 480,000
Total después (año)
€ 316,800
Ahorro / año
€ 163,200
Ahorro
34%
Costo total antes versus después (EUR/año)
Combinación de licencias después (participación)
Microsoft 365 E5
€ 85 · 7.6%
Microsoft 365 E3
€ 340 · 30.4%
Microsoft 365 F3
€ 420 · 37.5%
Office 365 E1
€ 185 · 16.5%
Intercambio en línea P1
€ 90 · 8.0%
Empresa de servicios públicos, oficina y servicio de campo en un solo inquilino
Ingeniería, operaciones de red y administración compartían niveles SKU similares. La combinación se restableció según los requisitos de seguridad y las necesidades reales de Office; El personal de campo y de la sala de control ahora utiliza principalmente cargas de trabajo más reducidas.
Total antes (año)
€ 890,000
Total después (año)
€ 525,100
Ahorro / año
€ 364,900
Ahorro
41%
Costo total antes versus después (EUR/año)
Combinación de licencias después (participación)
Microsoft 365 E5
€ 180 · 12.6%
Microsoft 365 E3
€ 620 · 43.4%
Microsoft 365 F3
€ 410 · 28.7%
Office 365 E1
€ 220 · 15.4%